Optimizirano upravljanje s časom pomaga doseči poklicne in osebne cilje

Veliko ljudi dela za uspeh, si želi uspeha na poklicnem in zasebnem področju. Temu namenijo večino aktivnega časa v posameznem dnevu. Kljub temu čutijo, da njihov čas ni nikoli dovolj za obvladovanje vseh nalog in doseganje lastnih ciljev. To ima za posledico stres in občutek preobremenjenosti, mnogo krat to ljudi privede do sindroma izgorelosti. Po drugi strani pa obstajajo ljudje, za katere se zdi, da uspejo realizirati svoje cilje v kratkem času. Uspešni ljudje in manj uspešni ljudje se bistveno razlikujejo v eni temi: upravljanje s časom. Optimizirano upravljanje s časom je v tej dobi, v kateri trenutno živimo,  umetnost in se ga je mogoče naučiti. Konec koncev, vse je v tem, kako in s kakšnim namenom sprejemamo pametne odločitve.

Tisti, ki želijo optimizirati razporejanje, morajo imeti v mislih, da ni nobene univerzalne strategije, ki deluje za vsakogar. Namesto tega mora vsak posameznik  za optimizacijo časa preizkusiti, katera strategija mu daje uspeh na katerem področju. Vsaka oseba ima različne poklicne in osebne izzive, s katerimi se ukvarja in združuje različne prednosti in slabosti sama po sebi. Zato je pomembno, da vsak posameznik najde optimalne strategije, ki privedejo do zanj želenega cilja. Pomembno je, da je pot do cilja enak, če ne celo večji užitek od cilja samega! Toda če se komu zdi, da je seznam različnih načinov upravljanja s časom dolg, je treba vedno upoštevati nekaj točk.

Zapišite  in načrtujte svoj dnevni razpored

Dan ima 24 ur – to bi moralo biti dovolj za uspešno opravljanje vseh nalog v poklicu in za izpolnjeno zasebno življenje. V resnici pa številni ljudje delajo nadure, da ne izgubijo službe. Iz tega razloga je najprej treba opraviti analizo dejanskega stanja. Pomembno je, da iskreno analiziramo lastne prednosti in pomanjkljivosti, da ne rečem slabosti. Nekdo, ki želi uporabiti optimizacijo časa za boljše organiziranje svojega poteka dela, mora najprej ugotoviti, kje prihraniti čas. Prav tako je treba preveriti ta proces, če lahko dejansko v danem časovnem okviru opravite celoten obseg nalog. Po zaključku analize je smiselno zapisati dnevni razpored. Optimizatorji časa upoštevajo kratkoročne cilje z uporabo dnevnega razporeda, srednjeročnimi cilji z uporabo tedenskega ali mesečnega razporeda in dolgoročnimi cilji z uporabo letnega načrta. Pregled vseh prihajajočih nalog zagotavlja strukturo in učinkovito, ciljno usmerjeno delo. Pri razvoju časovnega okvirja morajo vsi realno oceniti čas, v katerem se posamezne naloge lahko zaključijo. Tisti, ki ne načrtujejo dovolj časa, so že od samega začetka pod pritiskom in so na ta način lahko le neuspešni. Z nameščanjem časovnih blažilnikov celo nepredvidljivi in moteči dejavniki ne povzročajo stresnih situacij. Poleg tega mora vsakdo, ki želi bolje upravljati svoj čas, na začetku začeti reševati neprijetne naloge, namesto da bi jih odložil. Občutek opravljanja in dokončanja neprijetne naloge ustvarja pozitivna čustva in povečuje motivacijo za prevzem novih nalog z obnovljeno in povečano energijo. Vsi, ki želijo uspešno delati, bi morali razmisliti tudi o prekinitvi njihovega dnevnega razporeda. Vsi vedo, da zaustavitev za kratek čas poveča njihovo učinkovitost in ustvarjalnost ter vodi k boljšim rezultatom. Zato ponovno opozarjam, da mnogi pozabijo na aktivno načrtovanje prelomov, časa za razmislek in sprememb v pisanju urnikov.

Določite prioritete

Pri oblikovanju osebnega časovnega plana pomagajo strateško in jasno opredeljene prednostne naloge. To je pomembna podpora pri diferenciaciji nalog v skladu z Eisenhowerjevo metodo. Mnogi ljudje se pri svojem vsakodnevnem delu preveč časa ukvarjajo z nujnimi nalogami,zato ostajajo resnično pomembne naloge nerealizirane. To povzroči mirovanje, včasih celo stagnacijo. Uspešni ljudje se strinjajo, da vedno opravljajo pomembne naloge pred nujnimi nalogami, da ohranjajo svojo učinkovitost. Če želite optimizirati upravljanje s časom, se morate tudi naučiti osredotočiti na naslednji namig. Večopravilnost je treba uporabiti le, če kakovost dela ne trpi!

Recite »ne«

Vsi uspešni ljudje imajo tudi pogum reči »ne« in po potrebi zavrnejo nalogo. Da boste dosegli odlične rezultate, boste morali sprejeti samo naloge, za katere ste prepričani, da jih lahko v danem časovnem obdobju izpolnite, ne da bi trpele druge pomembne naloge.

Zapomnite si še to mojo misel: »Časa ne moreš ne prehiteti in ne nadoknaditi!«

Avtor članka: Silvester Kmetič